Weryfikacja dyplomów przez pracodawców: rząd proponuje płatną odpowiedź uczelni

Pracodawca mający uzasadnione wątpliwości co do danych na papierowym dyplomie miałby otrzymać możliwość zwrócenia się do uczelni o ich potwierdzenie. Takie rozwiązanie zawiera projekt UDER72 przyjęty przez Radę Ministrów 6 października 2026 roku. Wniosek byłby płatny, a odpowiedź elektroniczna. Przyjęcie propozycji przez rząd nie oznacza jeszcze uruchomienia tej procedury na podstawie nowej ustawy.

Uczelnia sprawdzi dokumentację, nie wiedzę kandydata

Projektowany artykuł 77a dotyczy porównania danych znajdujących się na przedłożonym dyplomie z dokumentacją przebiegu studiów. To sprawdzenie określonych informacji, a nie nowy egzamin kompetencji zawodowych. Pracodawca musi wskazać zakres danych wymagających potwierdzenia i uzasadnić wniosek. Nie przewidziano bezwarunkowego dostępu do pełnej teczki każdej osoby, która kiedyś studiowała.

Rozwiązanie obejmuje pracownika lub kandydata do pracy. Ministerstwo wskazuje, że nie chodzi o osoby wykonujące zadania wyłącznie na podstawie umów cywilnoprawnych. W komunikacie wyjaśnia również, że do skorzystania z proponowanego trybu nie byłaby potrzebna zgoda pracownika. Podstawą miałaby być ustawa, z określonym celem i zakresem sprawdzenia.

Uzasadnione wątpliwości są ważnym ograniczeniem. Projekt nie tworzy usługi powszechnego wyszukiwania dowolnych absolwentów po nazwisku. Wnioskodawca dysponuje dyplomem przedłożonym w związku z pracą i wskazuje, dlaczego określone dane wymagają wyjaśnienia. Takie rozróżnienie ma znaczenie dla osoby rekrutowanej, uczelni oraz przedsiębiorstwa przetwarzającego informacje.

Papierowy i elektroniczny dyplom mają różne ścieżki

Projekt wyłącza z nowego trybu papierowy dyplom, który został również wydany w postaci elektronicznej. W takim przypadku pracodawca miałby zweryfikować dokument w repozytorium dyplomów elektronicznych. Nie należy więc zakładać, że każdy papierowy wydruk lub egzemplarz wymaga opłaty i pisma do uczelni. Najpierw istotne jest ustalenie, czy istnieje odpowiadająca mu wersja elektroniczna.

Dla papierowych dyplomów wydanych po 12 lipca 2019 roku przewidziano dodatkowy krok. Przed złożeniem wniosku pracodawca miałby wstępnie sprawdzić wymagane zabezpieczenia dokumentów publicznych drugiej kategorii. Kontrola uczelni nie zastępowałaby więc wszystkich wcześniejszych czynności związanych z obejrzeniem dokumentu. Jednocześnie pracodawca nie staje się przez to organem orzekającym o popełnieniu przestępstwa.

Odpowiedź o rozbieżności danych także nie byłaby automatycznie wyrokiem w sprawie fałszerstwa. Nieścisłość trzeba wyjaśnić, uwzględniając dokumentację i możliwe przyczyny. Uczelnia potwierdza zgodność z własnymi zapisami; odpowiedzialność karna lub spór dotyczący zatrudnienia należą do innych procedur. To rozdzielenie chroni przed zbyt daleko idącymi wnioskami z pojedynczego pisma.

Co znajdzie się we wniosku?

Aktualny projekt wymienia nazwę i adres pracodawcy, numer REGON oraz adres do doręczeń elektronicznych. Potrzebne byłyby także imiona i nazwisko absolwenta, numer dyplomu, zakres weryfikowanych danych oraz uzasadnienie. Wniosek należałoby przesłać na adres do doręczeń elektronicznych uczelni wskazany w jej Biuletynie Informacji Publicznej.

Cała korespondencja dotycząca sprawy miałaby odbywać się elektronicznie. Dlatego przedsiębiorstwo zainteresowane procedurą potrzebowałoby przygotowania organizacyjnego: właściwych danych, uzasadnienia i obsługi odpowiedniego kanału. Zwykły telefon z prośbą o udostępnienie informacji o absolwencie nie jest opisanym w projekcie wnioskiem. Podobnie wysłanie wiadomości na przypadkowy adres uczelnianego pracownika nie zastępuje wskazanej ścieżki.

Uczelnia pobierałaby opłatę na rachunek opublikowany w BIP, a dowód zapłaty należałoby dołączyć. Ta konstrukcja pozwala oddzielić sprawdzalny, formalny wniosek od nieudokumentowanych zapytań. Dla kandydatów istotne jest to, że sprawdzenie dotyczy konkretnego dokumentu użytego przy zatrudnieniu, a nie swobodnego przeglądania ich historii edukacji.

Opłata według wynagrodzenia GUS, odpowiedź do 30 dni

W aktualnej wersji wysokość opłaty wynosi 0,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia w trzecim kwartale poprzedniego roku, ogłaszanego przez Prezesa GUS. Kwotę zaokrąglano by w górę do pełnego złotego. Nie jest to 0,5 proc. płacy minimalnej. Nie ma też jednej niezmiennej stawki zapisanej na wszystkie przyszłe lata.

Jeżeli wniosek ma braki formalne albo opłata nie została wniesiona, uczelnia miałaby wezwać do uzupełnienia w ciągu siedmiu dni od otrzymania wezwania. Brak uzupełnienia oznacza pozostawienie sprawy bez rozpoznania, a wniesiona opłata nie podlega zwrotowi. Termin na reakcję liczy się więc od doręczenia wezwania wnioskodawcy, nie od daty, gdy ktoś rozpoczął rekrutację.

Informacja powinna zostać przekazana niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 30 dni od złożenia kompletnego wniosku. Podpisywałby ją rektor lub osoba upoważniona, przy użyciu wskazanego w ustawie podpisu elektronicznego i z podaniem stanowiska. Projekt wyłącza stosowanie Kodeksu postępowania administracyjnego do tych wniosków, dlatego nie należy dopisywać do procedury mechanizmów niewymienionych w dokumencie.

Co wymaga dalszej decyzji ustawodawcy?

Potwierdzone są przyjęcie projektu przez rząd i treść aktualnego pakietu w RCL. Starszy opis założeń w wykazie prac wskazywał inną podstawę opłaty, dlatego szczegóły w tym tekście oparto na późniejszym projekcie. To istotna różnica między informacją o pomyśle a konkretnym proponowanym przepisem.

Rządowa wersja zakłada wejście ustawy po 30 dniach od ogłoszenia. Daty nie można wyznaczyć na podstawie samego październikowego komunikatu. Do tego czasu nowy tryb pozostaje propozycją, której ostateczny kształt może zmienić parlament. Dalsza ocena powinna objąć zarówno uchwalony tekst, jak i praktyczny czas obsługi spraw przez uczelnie.

Źródła

Stan wiedzy: 11 października 2026 r. Informacje sprawdzone przed zaplanowaniem publikacji.

• MNiSW: rząd przyjął projekt UDER72, komunikat z 7 października
• RCL: aktualny projekt ustawy, uzasadnienie, OSR i konsultacje
• KPRM: przebieg przygotowania projektu UDER72

Źródła obrazów

Collegium Novum Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie, fotografia z czerwca 2016 roku. Zdjęcie ilustracyjne uczelni, nie dokumentacja kontroli dyplomów. Autor: Zygmunt Put Zetpe0202. Strona pliku w Wikimedia Commons. Creative Commons Uznanie autorstwa – Na tych samych warunkach 4.0 Międzynarodowe. Bez zmian redakcyjnych; pobrano miniaturę Commons. Techniczne rozmiary WordPressa objęte są wskazaną licencją obrazu.